Telemark Toppidrett Ungdomsskole

Personvern og informasjonskapsler

Vi vil gjøre deg oppmerksom på at vi følger alle gjeldende forskrifter for behandling av kundeopplysninger, slik at du skal kunne føle deg trygg når du besøker våre nettsider.

Personvernet skal beskytte mot misbruk av personopplysninger. Behandling av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven. Denne loven skal verne privatlivets fred, den personlige integritet og sørge for tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger. For mer informasjon om personvern, se www.datatilsynet.no.

Skolen er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn. Våre kontaktopplysninger finner du på vår hjemmeside, https://ttungdomsskole.no. Målsettingen med personvernerklæringen er at du alltid skal føle deg trygg og ha tillit til oss, ved at vi håndterer personopplysningene dine med respekt og lar deg ha kontroll over dem.

Vi samler inn personopplysninger når

  • Du besøker skolens hjemmeside (https://ttungdomsskole.no)

  • Du søker om skoleplass

  • Du er elev ved skolen

  • Du er foresatt til elev ved skolen

Besøkende på vår hjemmeside

Hva registrerer vi ved besøk på våre nettsider?

Vi bruker statistikkverktøyet Google Analytics for å beregne brukertall og trafikk på vårt nettsted slik at vi kan utvikle og forbedre gjennom å forstå hvordan det brukes. IP-adresser anonymiseres før de oversendes til Google Analytics, slik at de ikke kan knytte opplysninger til enkeltbrukere. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å samle inn trafikkinformasjon i en anonymisert form. Informasjonen sier noe om hvordan besøkende bruker nettstedet, for eksempel:

  • antall sidevisninger

  • antall besøk

  • hvordan besøkende kom inn på nettstedet

  • informasjon om nettleser

Trafikkinformasjonen lagres hos Google Inc. IP-adresser blir lagret i anonymisert form og kan derfor ikke spores tilbake til deg som bruker.

Vi har aktivert tilleggsfunksjonen «Demografi og interesserapporter» i Google Analytics. Du kan reservere deg mot dette ved å endre dine Google Annonseinnstillinger. Her kan du også oppdatere informasjonen om deg selv. Ved å bruke nettstedet godtar du at Google behandler opplysninger om deg på den måten og for det formålet som er beskrevet ovenfor.

Informasjonskapsler

De fleste nettsteder i dag bruker informasjonskapsler for å bedre brukeropplevelsen. En informasjonskapsel er en tekstfil som, ved besøk på et nettsted, legges i din nettlesers minne. Vi bruker informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen, og vi samler inn besøksstatistikk via standard verktøy for dette, som vi benytter for å gjøre nettstedet bedre for deg som bruker. Ingen personopplysninger blir lagret eller hentet.

Ved å benytte nettstedet samtykker du i at vi kan sette informasjonskapsler i din nettleser.

De fleste moderne nettlesere er innstilt på å akseptere informasjonskapsler automatisk. Du kan selv velge å endre innstillingene slik at informasjonskapsler ikke aksepteres. Vi kan ikke garantere at nettstedet fungerer optimalt hvis du skrur av denne funksjonaliteten.

Vi bruker følgende informasjonskapsler for markedsføring og analyseformål

Google Analytics, Facebook, Snapchat, Hotjar

Når du søker om skoleplass

For å søke skoleplass via våre nettsider, må du fylle inn personopplysninger. For at vi skal kunne behandle søknaden, gi deg svar på søknaden og sende deg nødvendig og relevant informasjon, samler vi inn følgende personopplysninger:

  • Søkers navn og adresse

  • Søkers fødselsdato

  • E-postadresse og telefonnummer til søker som vi bruker til å kontakte søker i forbindelse med søknaden

  • Søkers ungdomsskole

  • Søkers dokumentasjon som vitnemål, kompetansebevis og karakterutskrifter fra tidligere utdanning

  • Foresattes navn og adresse

  • Foresattes e-postadresse og telefonnummer

  • Søkers ønskede idrett og nåværende klubb

Når du er elev ved skolen

For å kunne gi elevene et fullverdig studietilbud og utføre våre forpliktelser i henhold til privatskoleloven og annen relevant lovgiving, samler vi inn følgende opplysninger:

  • Fullt navn

  • Fødselsnummer

  • Adresse

  • Telefonnummer og e-postadresse

  • Navn på foresatte (se utfyllende informasjon under neste overskrift)

  • Underveisvurderinger, vitnemål og grunnlag for termin- og standpunktkarakterer

  • Fravær og eventuell dokumentasjon på fravær, anmerkninger og advarsler

  • Referat fra elevsamtaler, fagsamtaler og eventuelle møter angående eleven

  • Opplysninger knyttet til spesialpedagogisk støtte og undervisning, utredninger, aktivitetsplaner, enkeltvedtak og individuelle opplæringsplaner

  • Bilder, video og lydopptak, dersom det er gitt samtykke til dette

  • IP-adresser og aktivitetslogger ved bruk av digitale tjenester ved skolen

  • Helseopplysninger om allergier, behov for medisiner eller andre tilpasninger og behov

  • Navn på eventuelle søsken ved Telemark Toppidrett

Når du er foresatt til elev ved skolen

For å kunne ivareta våre forpliktelser i henhold til skole–hjem-samarbeid og foresattes interesser ved elevens skolegang, samt fakturering av skolepenger, samler vi inn følgende opplysninger:

  • Fullt navn

  • Fødselsnummer (benyttes til Min ID-pålogging mot skolens administrative system)

  • Adresse

  • Telefonnummer og e-postadresse

  • Hvem som har den daglige omsorgen

  • Hvem som betaler skolepenger

  • Bruk/ikke bruk av skoleapp

  • Henvendelser og annen kommunikasjon via e-post, brev, SMS og skoleadministrativt program

Slik behandler vi personlige opplysninger

Telemark Toppidrett Ungdomsskole arbeider seriøst og nøyaktig for at personlige opplysninger knyttet til elever ikke skal komme på avveier eller bli misbrukt. Rektor er ansvarlig for at disse opplysningene blir brukt riktig og blir oppbevart på en trygg måte. De opplysningene som vi har fått, bruker vi i henhold til lover og regler eller slik det er gitt samtykke til. Skolens ansatte vet at personopplysninger kun skal brukes til det som er nødvendig for å drive skole. Vi deler opplysninger med tredjepart der det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser. Dette gjøres i henhold til gjeldende lover og regler eller når det er gitt spesifikt samtykke. For å ivareta elevenes rettigheter og forpliktelser overfor myndighetene deler vi opplysninger med tredjepart (se utlevering av data til tredjepart).

Hvor lenge vi har lov til å lagre opplysninger om deg er avhengig av hva som er formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige ifølge arkivloven. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i skolens arkiv.

Rettslig grunnlag

Personopplysninger som samles inn i brukes for å kunne oppfylle skolens forpliktelser. Databehandlingen er basert på norsk lov og/eller ditt samtykke.

Mottakere av personopplysningene

Følgende funksjoner og avdelinger har innsyn i personopplysninger: skolens ledelse, trenere, lærere og administrasjon.

Informasjon om dine rettigheter

Du kan når som helst kontakte TTU og be om innsyn i hvilke opplysninger skolen oppbevarer.

Tilsynsmyndighet

Datatilsynet er tilsynsmyndighet etter personvernforordningen artikkel 51 og er et uavhengig forvaltningsorgan administrativt underordnet Kongen og departementet. J.fr. Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven), §20. Ved en eventuell klage på Telemark Toppidrett Ungdomsskole behandling av personopplysninger er det Datatilsynet som er klageinstans.

Utlevering av data til tredjepart
VIGO

Avgangselevers vitnemål lastes opp til VIGO slik at elev kan søke videregående opplæring.

Vestfold og Telemark fylkeskommune, avdeling for Samferdsel og mobilitet, kopi til kommunen

Vi søker om skoleskyss for elever som har rett til dette. Opplysninger vi oppgir i forbindelse med slik søknad er navn og personnummer på elev.

Utdanningsdirektoratet

Opplysninger som lovverk og myndigheter til enhver tid pålegger oss å innrapportere.

Skolefotograf

For å kunne tilby portrettbilder og gruppefoto deler vi følgende opplysninger med skolefotograf: navn, fødselsdato, klasse, foresattes navn og e-postadresse.

Lagring og sletting
Hvordan lagres informasjonen?

  • Elevvurderinger og opplysninger om fravær lagres i skolens elevadministrative system.

  • Andre personopplysninger oppbevares i skolens digitale arkiv og på skolens passordbeskyttede server.

  • Sensitive opplysninger oppbevares låst eller i systemer med passordbeskyttelse.

  • Skolen har egne databehandleravtaler med tredjepartsleverandører av IKT-løsninger der elevopplysninger oppbevares.

  • Skolen benytter IT-løsninger som har ulike tilgangsnivåer med passordbeskyttelse og brannmurer

Hva blir lagret og hvorfor?

Etter endt opplæring er Telemark Toppidrett Ungdomsskole ansvarlig for å oppbevare opplysninger om fag, karakterer, fravær og lignende i forbindelse med dokumentasjon som vitnemål, kompetansebevis o.l.

Disse opplysningene er nødvendig å oppbevare fordi skolen skal kunne skrive ut ny dokumentasjon dersom du har mistet eller på annen måte tapt tidligere utskrevet dokumentasjon (forskrift til opplæringsloven, § 3-38).

Informasjon om tidligere kompetanse i opplæringen er også nødvendig å oppbevare for å kunne dokumentere din rett videregående opplæring (opplæringslova kapittel 3 og 4A).

I tillegg skal skolen ifølge forvaltningsloven ta vare på opplysninger som er relevante i en eventuell klagesak, også etter at klagefristen er utløpt.

Så lenge tar vi vare på opplysninger

  • Navn, personnummer, kontaktinformasjon, vurderinger og fravær blir oppbevart på ubestemt tid. Det samme gjelder opplysninger om hvilke fag en elev har fått undervisning i.

  • Lærers notater om orden og adferd gjennom året blir slettet når karakteren er gitt og klagefristen har gått ut. Andre notater tas vare på så lenge eleven går på skolen og lærerne mener de har nytte av notatene.

  • Vedtak om skyss tar skolen vare på de årene eleven har elevstatus ved skolen. Andre dokumenter om en elev, f.eks. vedtak om spesialundervisning, individuelle opplæringsplaner mm tas vare på så lenge skolen har bruk for dokumentene. Deretter blir de makulert.

Våre systemer for innhenting og oppbevaring av personopplysninger
Våre systemer og våre rutiner

  1. Formål

  2. Lovgrunnlag

  3. Personopplysninger

  4. Sikkerhet

  5. Rutiner for sletting

Therefore

Therefore er skolens digitale arkiv. Det er dette systemet vi bruker til søknad om skoleplass. Alle søknader blir oppbevart og behandlet her. Therefore er også skolens digitale elevarkiv.

  1. Benyttes for å søke skoleplass.

  2. Opplæringsloven § 3-1 og samt forskrift til opplæringsloven § 6.

  3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, nåværende skole, idrett, klubb.

  4. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.

  5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige

Feide

Feide er en nasjonal løsning for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning.

  1. Med Feide får brukerne en trygg og riktig tilgang til en rekke digitale tjenester med ett brukernavn og passord.

  2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1.

  3. Navn, adresse, og øvrige personalia, skole/virksomhets-tilknytning, annen skole/organisasjons-informasjon, samtykke og hvilke tjenester man kan logge på. Les mer her: https://feide.no/innsyn

  4. Lærerne logger inn på tjenestene som er tilknyttet Feide med to-faktor pålogging. Elevene har standard pålogging.
    Elever som ikke lenger har tilhørighet ved Telemark Toppidrett Ungdomsskole blir slettet fra Feidekatalogen første uken i august hvert år.

Visma Flyt
Jamf
Transponder
Atenti
PAS

PAS / PGSA er Utdanningsdirektoratets prøveadministrasjonssystem og prøvegjennomføringssystem. Løsningene driftes av Utdanningsdirektoratet.

  1. Benyttes til gjennomføring av sentralgitte og lokalgitte skriftlige prøver og eksamener.

  2. Forskrift til opplæringsloven § 3-27.

  3. Kandidatnummer benyttes ved innlogging. Grunndata med navn m.m. sendes fra skoleadministrativt system til PAS.

  4. Eksamensadministratorer har to-faktor pålogging. Eksamenskandidater logger inn ved bruk av kandidatnummer og passord.

  5. Opplysningene behandles sentralt av Utdanningsdirektoratet. Karakterer hentes av det skoleadministrative systemet fra PAS.